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“Encontro de trabalho sem planejamento são armadilhas que roubam seu tempo produtivo.”
Uma boa reunião funciona assim: quanto mais você planeja, mais bem sucedida ela tende a ser. Antes de agendar a próxima reunião, pense: ela é mesmo necessária? Qual seu objetivo? Será que posso usar outro canal para transmitir as informações, como a intranet da companhia ou um e-mail? Se todas as respostas continuam apontando para a necessidade de um encontro presencial, então é preciso considerar todos os detalhes para que ele seja rápido e eficiente. Veja abaixo o que levar em conta:
Passo 1: Defina o objetivo da reunião: tomada de decisão, alinhamento ou encontro meramente informativo. Assim fica fácil decidir quem participa.
Passo 2: Escolha o líder da reunião, mas nem sempre esse papel caberá a você. Ele deve ler a pauta e direcionar as discussões.
Passo 3: Convide as pessoas certas. Não adianta chamar analista se vai ser preciso tomar uma decisão no nível de diretoria.
Passo 4: Caso necessário, envie com antecedência o material do encontro (apresentação, gráficos, vídeos) para que todos possam analisa-lo.
Passo 5: Durante a reunião, muita atenção para que o foco no tema principal seja mantido.
Passo 6: O líder da reunião deve cobrar os desdobramento decorrentes do encontro.
*Fonte: Revista Você S/A
O Manual da Reunião Produtiva
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Agendamento a tempo. Existem as reuniões de emergência, mas também existem as que ocorrem em cima da hora porque algum gestor não se organizou.A antecedência necessária depende do tema e contexto: às vezes, 30 minutos de antecedência podem ser suficientes, e em outras vezes 48h pode ser pouco. Mas reuniões marcadas com 5 minutos de antecedência não produzirão decisões tão eficientes quanto as marcadas com tempo suficiente para os participantes reunirem e atualizarem informações.
Horário para encerrar. Toda reunião previamente agendada tem horário para iniciar, mas é comum não haver previsão de horário para encerrar.Algumas reuniões (por exemplo, assembleias realizadas entre pares, como as de condôminos ou trabalhistas) não devem mesmo encerrar sem ser por comum acordo, mas uma reunião de equipe de projeto ou entre membros de uma mesma organização pode e deve ser planejada para caber em um determinado horário, e a existência de uma hora marcada para o seu fim pode ser um instrumento adicional para manter a objetividade nas discussões.
Pauta preliminar. Todas as pessoas chamadas a participar devem saber, já no primeiro contato verificando sua disponibilidade para participar da reunião, quais os assuntos que serão tratados, e qual o objetivo de quem está promovendo o encontro (É para comunicar algo? Para decidir algo? Muda o que já se planejou?), para que possam responder e se preparar adequadamente.Definir uma pauta inicial, ainda que bem simples – pode ser distribuída em um simples e-mail informal – é essencial.
Pauta definitiva. Quando a reunião já estiver completamente agendada, é hora de divulgar uma versão mais completa da pauta, incluindo os temas originais e possíveis outros temas adicionais que tenham sido sugeridos por outros participantes, local e horário (de início e fim), e lista de quem estará presente.
Elenco de apoio: quanto maior o número de participantes sem interesse direto no assunto que estiver sendo tratado, maior será a complexidade (desnecessária!) da comunicação na reunião. Se você tem uma pauta bem definida, pode dispensar os participantes que foram chamados apenas para um ponto específico dela, assim que este ponto for tratado. Deixe isso claro desde o princípio, para que todos vejam isso como um ponto positivo, e não como uma rejeição!
Reunião não é sinônimo de assembleia. Pessoas que você gostaria que participassem da reunião apenas para que estejam informados, ou para o caso de terem alguma opinião, em geral podem fazê-lo apropriadamente a partir da leitura da pauta e da ata.
Uma reunião só com as pessoas envolvidas diretamente tem mais chances de ser produtiva – mas cuidado para não sofrer um “choque de realidade” pós-reunião: chame para o encontro também as pessoas que compreendem os detalhes práticos das situações em análise, e não apenas os tomadores de decisão.
Telefonemas e interrupções. É uma constante: quem está em uma reunião geralmente preferiria estar em outro lugar, e tem outras obrigações ocorrendo em paralelo. A cortesia manda não deixar o celular levar vantagem: quem abriu mão de seus compromissos para estar no mesmo ambiente que você deve ser privilegiado com a sua atenção.
Cuidado com os detalhes de implementação. Quando a reunião ocorre entre pessoas que conhecem operacionalmente (a fundo ou não) o assunto em discussão, é comum que as discussões sobre “como” fazer algo sejam muito mais saborosas do que a mera decisão sobre “o que” fazer, que normalmente é o objeto da reunião.
Polarização e monólogos. A não ser que alguns participantes tenham sido designados como ouvintes, reuniões devem garantir voz e vez a todos os integrantes, pois as conclusões comprometerão igualmente a todos.
Ao perceber que um debate está se polarizando ou mesmo que algum participante está tentando impedir que outro conclua suas ideias, intervenha! Certifique-se que todos terão oportunidade de se expressar, se possível sem limitar o direito de réplicas.
Temas fora da pauta. Se durante a reunião surgirem temas não conexos aos da pauta mas apropriados ao público presente, o secretário deve tomar nota deles, e a reunião prossegue sobre os pontos originais da pauta.
Ao final da reunião, com base nas anotações, os temas extras podem ser colocados em discussão, ou agendados para ocasião futura (e este agendamento também deverá constar na ata ou registro da reunião).
*Fonte: Efetividade.net